El uso de la factura electrónica es un tema que está trayendo de cabeza a autónomos y pymes. Debes saber que a partir del 1 de enero será obligatorio para todos y que para poder emitirla necesitaremos usar ciertos software específicos autorizados por Hacienda. Te informamos más en profundidad sobre el asunto.

La obligatoriedad de la factura electrónica ya apareció recogida en la Ley 18/2022, del 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como la Ley Crea y Crece. En ella se expresaba la voluntad de ir sustituyendo las facturas en papel y en otros formatos como PDF o JPG por unas facturas redactadas directamente de manera digital que permitieran la integración automática con otros software de gestión, facilitara un seguimiento online de la misma y evitara la manipulación y el fraude.

Este tipo de factura ya es la más utilizada en las operaciones comerciales que realizan las empresas con las administraciones públicas.

La implantación de esta factura se está efectuando de manera progresiva. Las primeras empresas a las que atañe su obligatoriedad son a aquellas que facturan más de 8 millones de euros al año. Para el comienzo del 2026 pasará a ser obligatoria para todos los actores con capacidad de facturar. Es decir, tanto autónomos como empresas que están dados de alta en el I.A.E. (Impuesto de Actividades Económicas).

La factura electrónica se emitirá en todas las operaciones comerciales. Ya sea una venta minorista a un particular o la prestación de servicios a otras empresas.

Una de sus principales características es que es una factura antifraude. Solo puede ser rellenada por usuarios que se han dado de alta en el programa informático, con su contraseña correspondiente, y cualquier modificación de la factura queda registrada, de manera que Hacienda y otras autoridades pueden hacer un seguimiento de la misma.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es una de las medidas fundamentales en la transformación digital de las empresas. A diferencia de la clásica factura en papel o incluso de los documentos en PDF que solemos enviar por correo electrónico, este formato no es un archivo plano, sino un documento generado en lenguaje XML. Esto significa que nace directamente de un software especializado, lo que permite que la Agencia Tributaria lo procese e incorpore a sus sistemas sin dificultad.

El objetivo es reducir la carga administrativa tanto para Hacienda como para las empresas. Gracias a su estructura digital, este tipo de factura se integra de forma automática en programas de gestión contable y fiscal, actualizando la información de manera inmediata. Se trata, en definitiva, de un paso más dentro del plan de digitalización empresarial impulsado por el Gobierno, que no se limita a tener presencia en internet o en redes sociales, sino que busca mejorar la eficiencia y la transparencia de las empresas.

Aunque su formato sea distinto, conviene recordar que una factura electrónica es, ante todo, una factura con todos los efectos legales. Igual que ocurre con las tradicionales, debe recoger los datos fiscales tanto del comprador como del vendedor: nombre, dirección y número de identificación fiscal. Además, su validez está supeditada a la aceptación por parte del cliente.

Este modelo digital debe cumplir con tres principios básicos: legibilidad, autenticidad e integridad.

La legibilidad se consigue gracias al uso de XML, un lenguaje estándar y compatible con sistemas como Facturae, UBL o EDIFACT, habituales en la administración pública y en la banca.

La autenticidad se garantiza mediante firma electrónica o cualquier otro mecanismo aceptado por Hacienda que certifique la identidad del emisor.

La integridad, por otro lado, asegura que el contenido de la factura no ha sido manipulado, ya que los programas registran cualquier modificación realizada.

La factura electrónica no es solo una herramienta tecnológica más; es una pieza clave para que las empresas trabajen con mayor eficacia, se adapten a los nuevos tiempos y mejoren su competitividad en una economía cada vez más digitalizada.

¿Qué no es la factura electrónica?

En las últimas décadas, las empresas han popularizado el uso de soportes que evitaban la impresión de la factura en papel, ahorrando en material y protegiendo de esta forma el medioambiente. Facturas que se podían enviar por correo electrónico o cualquier otro tipo de mensajería instantánea con plena validez legal. El método más utilizado son las facturas en PDF.

Hay que dejar bien claro que estas no son facturas electrónicas. Si bien recogen los datos fiscales del comprador y vendedor, así como información detallada de la venta: concepto o producto vendido, precio, impuestos aplicados, lugar y fecha de la operación, etc. Todos estos datos deben trabajarse de manera manual  para que repercutan en los registros fiscales y contables que atañen al comprador y al vendedor. Es decir, los datos no se actualizan de manera automática en otros archivos.

En la actualidad, los PDF se pueden modificar en cualquier momento, mediante el empleo de herramientas informáticas de acceso público. Con lo que pierden su característica de trazabilidad, de dejar una huella digital que se pueda seguir. Dejan, por tanto, de ser un instrumento útil para luchar contra el fraude.

Otro de los formatos habituales utilizados por las empresas son las facturas escaneadas. Documentos, generalmente emitidos en papel, que se digitalizan para facilitar su uso o envío electrónico. Son habituales entre los autónomos para calcular la retención trimestral del I.R.P.F. y la liquidación del I.V.A., sobre todo si el autónomo cotiza por el sistema de estimación directa. El asesor que le lleva los temas fiscales debe hacer llegar a la agencia tributaria todas las facturas cobradas y pagadas en el trimestre anterior para calcular la cuantía que debe abonar el autónomo a hacienda.

El procedimiento habitual para hacer llegar esas facturas es el escaneo de las mismas. Estas facturas escaneadas tampoco son facturas digitales. No se han emitido utilizando un programa informático admitido por hacienda. Su origen no es 100% libre de fraude y puede despertar sospechas. La factura original, antes de ser escaneada, pude haber sido rellenada a mano o con cualquier programa informático que admite su modificación sin dejar rastro.

Un recurso para facilitar la contabilidad en las empresas.

La factura digital no se puede ver como una traba legal, como un incordio burocrático que complica la actividad económica. Bien utilizado puede facilitar el trabajo administrativo en las empresas.

Así nos lo cuentan los desarrolladores de Suiteloop Software para Pymes Y Despachos, S.L., un equipo informático español que ha creado Erploop, un programa de facturación para pymes que emite facturas digitales que se integran automáticamente con otros software de gestión.

Dependiendo de la aplicación informática que utilicemos para redactar la factura digital, una vez que se emite y es aceptada por el comprador, automáticamente se refleja en los archivos de almacén de la empresa y en los libros de contabilidad, cuando proceda, manteniendo en todo momento actualizado el stock de la empresa y conservando la contabilidad al día. Todo eso, ahorrándoles trabajo a los administrativos y operarios.

Muchas de estas aplicaciones son multidivisa y multiidioma, lo que facilita las operaciones internacionales, impulsadas en gran medida por el auge del comercio electrónico. Una empresa española, por ejemplo, puede emitir una factura digital para un comprador en el Reino Unido, y aunque la haya escrito en castellano y con los importes en euros, el comprador podrá leerla en inglés y con la cuantía expresada en libras esterlinas.

Las automatizaciones de estas aplicaciones permiten a las empresas ordenar los pagos y cobros sin tener que estar encima de ellos. Una notificación en los ordenadores de la empresa les recuerda que deben hacer efectivo un abono en cuenta solo por la huella que ha dejado la factura digital.

¿Desaparecen las facturas en papel?

Una de las preguntas que se hacen muchos autónomos y empresarios con relación a la implantación de la factura electrónica es ¿Desaparecen las facturas en papel? ¿Se deben conservar?

Varias fuentes que hemos consultado confirman que la factura en papel continuará utilizándose sobre todo en la venta minorista. En el comercio B2C. Un cliente, en cualquier momento, puede solicitar factura impresa de la compra realizada, y esta tendrá plena validez legal.

Respecto a los efectos fiscales, todo apunta a que estas facturas tendrán su correspondencia digital, con el mismo número de referencia, para evitar duplicaciones. Para la agencia tributaria tendrá prioridad la versión digital.

Dicho así, nos puede parecer que es un doble trabajo para la empresa. Pero, como hemos visto antes, muchas de las aplicaciones para emitir facturas digitales permiten multitud de integraciones. Por lo que el trabajo es automático.

Con relación a la necesidad de guardar las facturas en papel, la página web de la Agencia Tributaria asegura que continúa siendo obligatorio. Los autónomos y empresas están obligados a conservar todas las facturas que emitan o paguen, con independencia del formato en el que han sido emitidas, durante un periodo de 4 años, debiendo estar a disposición inmediata de la administración tributaria, siempre que la solicite.

Aunque la factura digital representa un avance tecnológico para las empresas y en breve será obligatorio, convivirá con modelos antiguos de facturas por un largo tiempo.