Cómo hacer la destrucción segura de documentos

Destruir con efectividad la documentación física o impresa que es generada por una empresa, en especial cuando se tienen datos de carácter personal, hay que ser conscientes que tiene un trabajo, pues como nos dicen aseguran desde Gitdoc.es, de no hacerlo correctamente, se puede incumplir la LOPD. Recordemos que se pueden llegar a producir sanciones bastante importantes.

Esta normativa de la LOPD obliga en una serie de casos a eliminar la documentación de carácter confidencial, por lo que no podemos tirar los documentos de forma directa a la basura o rasgar el papel en trozos.

Si queremos tener garantías de poder destruir la documentación cumpliendo la LOPD y evitar esas sanciones hay tres opciones principales:

Subcontratación a empresa que sea especialista en destruir papel

Trituración del papel con una máquina

Quemar el papel

Subcontratación (externalización) de la destrucción de papel

Hay una serie de empresas que prestan servicios para la destrucción confidenciales d emanera certificada que se dedica a recoger y destruir papel. Se procede de forma fácil. Contratando el servicio de destrucción y lo que hace la empresa es poner a disposición del cliente un contenedor donde se va a poder depositar la totalidad de documentación que puede ser destruida.

En el momento en el que está lleno el contenedor, se proceder a recoger y transportar hasta donde se va a poder destruir de forma completa.

Es fundamental que la empresa que se subcontrate para un servicio de esta clase nos garantice la seguridad de la documentación en el transporte, además de la destrucción posterior y de que todo se haga de forma confidencial.

Destrucción de los documentos con una trituradora en la oficina

Debemos saber que no hay problema en encontrar trituradoras de papel en el mercado, donde se va a poder destruir toda la documentación obsoleta, que por el motivo que sea, se deba eliminar.  Después de la destrucción, los restos de papel se pueden arrojar en un contenedor de reciclado de papel común.

Fundamental ser conscientes de que no todas las trituradoras que hay en el mercado están ajustadas a lo que precisan las empresas, ya que, dependiendo de la clase de información que haya en los documentos, se va a necesitar que el tamaño que tenga la partícula de papel una vez se triture sea de un tamaño u otro.

Así, si es la empresa contamos con un nivel bajo de seguridad por los datos que se manejan, valdrá con que la trituradora en cuestión haga tiras de papel. En el caso de que sea de nivel alto, hay que ponerse manos a la obra para que se conviertan las hojas en trozos de papel de un tamaño que no haga posible que se pueda reconstruir. Respecto a esto hay que contar con que las especificaciones a nivel técnico de la destrucción. De esta manera se tendrá en cuenta que las propias especificaciones técnicas de la destructora estarán de acuerdo con la normativa.

Lo bueno de contar con destructora de papel

Está en la propia oficina

Lo malo de contar con destructora de papel

El ruido del proceso destructivo en la oficina

El tiempo que se va a tardar en hacerlo

No es posible meter muchos documentos

Al usarse de forma continua se va a calentar y por lo tanto habrá que esperar

Quemar papel

Otro de los sistemas que realizan algunas empresas a la hora de destruir documentación en papel es calcinarlo. El que los documentos terminen convirtiéndose en cenizas hace que se cumpla lo que establecen desde el punto de vista legal hablando de la LOPD.

Hay empresas que tienen horno de leña, como es el caso de los restaurantes o caldera, como muchas naves, las cuales pueden destruir documentos, lo que permiten que se pueda practicar en centros de jardinería.

En este apartado se puede incluir otras clases de formas menos prácticas, caso de mojar la documentación hasta que se pueda ablandar para hacer pasta de papel.

Lo bueno de quemar papel

Al quemarse los documentos, sigue estando la información confidencial.

Lo malo de quemar papel

Lleva bastante tiempo

Existen riesgos cuando se quema sin control

Necesita de un espacio para que se pueda hacer

No hay garantías de que se vaya a destruir la totalidad de la información

Recuerda que en todos los casos, no hay que olvidar que el Documento de Seguridad por parte de la empresa tiene que recoger el método que estemos usando.

Una vez dicho esto, seguro que dispones de más información a la hora de poder elegir cómo deseas destruir los documentos. 

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