La globalización en la que estamos inmersos nos lleva a replantearnos muchas cuestiones en lo que al trabajo se refiere y es que ahora más que nunca tenemos decenas de competidores directos que, aunque estén en otras partes del mundo, pueden dejarnos fuera del reparto de clientes a las primeras de cambio. Así, la optimización de los flujos de trabajo está cada vez más presente en las empresas y es que solo de esta forma podremos optimizar al máximo el rendimiento para seguir siendo competitivos y poder seguir creciendo en un mundo empresarial cada vez más complejo.

Por ello, a lo largo de las siguientes líneas os queremos presentar el concepto clave para este proceso, el flujo de trabajo, al que también conocemos como workflow, y cuya definición más habitual es la que lo considera como la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que tanto las tareas que deben realizarse como la información necesaria pasan de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y unas reglas o patrones establecidos con anterioridad. Es por ello, por lo que, en definitiva, mediante un flujo de trabajo se conecta a todos los empleados de la empresa con todos los procesos de negocio relacionados con ella, estableciendo un orden. Si bien, hay que tener en cuenta que un flujo de trabajo puede ser global, afectando a la empresa en su conjunto, o bien parcial, refiriéndose de forma específica a alguna parte concreta de la operativa. En este sentido, normalmente habrá un gran flujo de trabajo general del que dependerán flujos secundarios para determinadas tareas.

Ahora que ya sabemos, al menos de forma teórica, que es un flujo de trabajo os queremos explicar cuales son los pasos para crearlo y es que, tal y como os decimos, esta técnica está cada vez más presente en las empresas de todo el mundo. Así, a la hora de instaurar un sistema de flujos de trabajo en la compañía, nosotros os recomendamos que recurráis a Action project, quienes llevan años trabajando sobre este campo y conocen mejor que nadie como funcionan los flujos de trabajo en las empresas y, por ello, nos recuerdan que conviene que se siga esta secuencia de pasos para asegurarse de que se tendrá éxito:

• Definición de objetivos. Como en todo proceso, antes de ponerlo en marcha es preciso que se sepa exactamente qué se quiere conseguir. ¿Cuáles son los aspectos de la productividad en la empresa que no funcionan como deberían? ¿Qué resultados espera obtener? Hay que hacerse este tipo de preguntas, porque las respuestas serán necesarias para el siguiente paso.
• Diseño del workflow. En función de las necesidades que se hayan detectado, se deberá evaluar las distintas alternativas de actuación y decidir las que mejor se adapten. Es importante que se contemplen todas las posibles opciones, escenarios y variantes, ya que solo así se logrará un resultado óptimo. También es adecuado determinar la forma de medir posteriormente si se ha llegado hasta donde se pretendía.
• Implementación. Cuando esté completamente diseñado, es aconsejable hacer un test preliminar para asegurarse de que todo va a salir según lo previsto. Una vez hecho, llega el momento de aplicar los cambios al modelo productivo real.
• Medición de resultados. Con las herramientas que la compañía hubiera seleccionado previamente, se debe examinar cómo ha ido el proceso, obteniendo datos, comprándolos con las expectativas y, si hace falta, efectuando los ajustes oportunos en el diseño.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar los flujos de trabajo?

Implementar un sistema de flujo de trabajo en la empresa le aportará a la compañía numerosas mejoras estructurales. De todas ellas, algunas de las más destacadas pasan por:

• La división de tareas es más clara y comprensible para todos los departamentos de la empresa, con lo que se consigue una efectividad sensiblemente superior.
• Al estar claramente delimitada la responsabilidad de cada empleado, el proceso de toma de decisiones se simplifica.
• Las comunicaciones internas en la empresa son más sencillas, ágiles y seguras.
• Se ahorra tiempo y dinero, ya que todo el personal sabe en todo momento qué tiene que hacer.
• Se fomenta y optimiza la creación corporativa de trabajos.
• Todos los procesos empresariales quedan integrados, independientemente de su tipología, lo que favorece la coordinación y evita problemas por falta de entendimiento entre distintos departamentos.
• Por este mismo motivo, el sentimiento de pertenencia al grupo se refuerza en los empleados. Todos tienen una misión importante que cumplir y son partícipes del éxito que alcance la empresa.
• En última instancia, la suma de los puntos anteriores significa una mejor atención al cliente final.