Optimizar algo es lograr hallar la manera de desempeñar una tarea de la mejor manera posible. Esto se traduce en eficiencia, economía de tiempo, rendimiento y eficacia. Es propio término se puede aplicar a cualquier tipo de tarea que se quiera llevar a cabo. Aunque donde más se escucha es en el ambiente laboral.

Los profesionales de Timenet, nos han recordado la importancia de la optimización del tiempo y los procesos durante la jornada laboral. Aprovechar las horas de trabajo para realizar las funciones de la mejor manera posible es satisfactorio tanto para el empleado como para el empleador.

Para obtener unos buenos resultados hay que partir de la optimización de los propios procesos de desarrollo de las tareas a realizar. Vamos a repasar como lograr esa optimización y con ello un mejor rendimiento.

Vivimos en un tiempo excesivamente voluble y cambiante en el que los cambios se suceden muy rápido. Sin que apenas los percibamos hasta que se han producido. Los consumidores cambian sus gustos y preferencias a la vez que el mercado ofrece más y más posibilidades.

Estos factores, influyen en la organización de las empresas que deben estar al quite y ser tremendamente agiles para moverse con esos cambios sin que trascienda. Para lograr esto, los negocios deben contar con una buena gestión y optimización de los procesos.

Qué es optimizar un proceso

La optimización de procesos es una técnica que se utiliza para someter a análisis todos los procesos que conforman una empresa. Con ello se pretende encontrar los errores y subsanarlos con el fin de hacerlos más eficientes y eficaces. Todo esto logrando a su vez una reducción en los tiempos de trabajo. Algo que infiere en los resultados económicos.

Muchas veces las empresas no son conscientes de que pueden existir errores o fallos en su propio método de trabajo. Analizando la situación se puede siempre mejorar en aquellos puntos que presenten dificultades.

Para optimizar un proceso, primero debemos analizar, como ya hemos dicho. Definir los objetivos será el siguiente paso antes de planificar las tareas a desarrollar.

Veamos un poco más detenidamente las fases que hay que llevar a cabo para obtener una buena optimización de procesos en la empresa.

Análisis de la situación

A través de un exhaustivo análisis de la situación se detectan los problemas y puntos débiles de la empresa. Toca cuestionarse todo lo referente a lo que puede estar fallando, que le falta a la empresa, donde se invierte tiempo de más, si el personal está satisfecho, así como los clientes o proveedores.

Conviene analizar detalladamente cada aspecto fundamental. Una vez enumerados todos los posibles fallos, hay que priorizar cada uno de los procesos en función de la importancia que posean dentro de la empresa. Una vez están claros los puntos flacos y su relevancia, hay que hacer una estimación del tiempo que se necesita para que cada tarea sea ejecutada de la mejor manera posible.

Definir claramente los objetivos

Se debe replantear la situación creada para ver in situ como se puede mejorar definiendo inicialmente que se pretende obtener con el cambio. En este punto, conviene contar con los implicados, los propios trabajadores pueden aportar ideas y/o soluciones para optimizar esos procesos. A fin de cuentas, son los que están trabajando y deben conocer sus funciones mejor que nadie. Su opinión y experiencia pueden dar una idea de la manera en la que pueden desarrollar su trabajo de mejor forma.

Planificar e implementar los cambios

Definidos los objetivos y pretensiones, llega el momento de hacer una buena planificación para poder implemetar los cambios necesarios. En algunos sectores, muchos de los procesos se optimizan mecanizándolos, en otros cambiando el orden de prioridades. Eso dependerá en gran medida del sector en que se opere.

Siempre hay que procurar que la implementación de los cambios sea efectiva, dotando a los propios procesos de las herramientas adecuadas. Si el empleado necesita material específico habrá que proporcionárselo, por ejemplo. O cambiarlo, a veces un material inadecuado, conlleva innumerables pérdidas de tiempo.

Evaluar la situación

Una vez implementados los cambios hay que controlar de forma periódica si ha funcionado. Evaluar la situación de forma continua, puede ayudar notablemente a detectar nuevos fallos o reajustar la optimización llevada a cabo. No hay que descuidar los detalles, hay que comprobar si se cumplen los objetivos marcados inicialmente. Si no es así, lo más prudente es volver a replantear la situación y redefinir tanto los objetivos como las tareas a mejorar.

Una vez lograda una buena optimización, la empresa notará grandes mejoras. Tanto a nivel empleados como clientes que estarán más satisfechos.

Antes de finalizar, vamos a señalar los puntos clave, según los expertos, que hay que tener en cuenta para lograr una optimización eficaz:

– Definir claramente lo que quieres. Si no lo tienes claro, solo darás bandazos y palos de ciego, además de perder el tiempo.
– Hacer uso del sentido común, la lógica al poder. Si algo no parece muy lógico, mejor no seguir con ello.
– Dejarse asesorar. Por mucho que uno sepa, nunca sabe todo. A veces viene bien una opinión ajena y objetiva.
– Hay que esforzarse. El trabajo duro da sus frutos.
– Conferir un trato justo para todos. Es lícito querer obtener beneficios y rentabilidad pero no es justo hacerlo a costa de los demás.
– Llevar un registro fiable e inmediato de lo que está bien hecho para repetirlo y lo que esta mal, para no hacerlo y mejorarlo.
– Prestar atención a la distribución del producto o servicio. De poco vale que sea bueno si no llega al cliente en condiciones óptimas.
– Estandarizar tiempos y calidades. Las tareas deben estar listas en su momento, ni antes ni después. Ambos casos pueden comprometer el proceso entero. La calidad debe ser la que tus clientes esperan, nunca inferior.
– Dejar por escrito lo que se pretende de cada tarea y como desarrollarla. Así todos los empleados sabrán cómo proceder.
– Recompensar a los empleados por lograr los objetivos. Un empleado contento es un empleado eficiente. No hay que descuidar nunca a los que te hacen el trabajo. Compensar es reconocer su valía.